Le processus de sauvegarde et de conservation aisée des données est en cours au Fonds de développement des filières cacao et café (FODECC).

La mise en place d’un système d’archivage au Fonds de développement des filières cacao et café (FODECC) est désormais une réalité. Depuis sa création en 2004, le Fonds a accumulé une vaste documentation administrative et financière. Il a été emmené, à travers le déploiement du Comité de Gestion et l’Administrateur, ses deux organes, à poser des actes de gestion, témoins de son activité quotidienne.

Une sauvegarde durable et une conservation aisée des données

Pour L’Administrateur du Fonds, M. Samuel Donatien NENGUE, « le système d’archivage et de gestion électronique des données permettra une sauvegarde durable et une conservation aisée des données, à l’effet d’édifier, dans la traçabilité, les utilisateurs publics et privés en quête d’informations ».

Le dispositif permanent d’organisation et de gestion de ces archives a été élaboré à travers un appel d’offres national dont le lot N°3 concerne l’étude et la mise en place d’un fonds archivistique du FODECC et les projets de son portefeuille. Ce lot consiste en un traitement physique et électronique des documents d’archives du FODECC suivant les normes de la discipline, avec en appui la production des outils de gestion et de classement (mise en ordre, description, codification, conditionnement, rangement dans les salles appropriées…)

Via un bordereau, tout utilisateur pourra avoir accès à la documentation

Les projets installés à Yaoundé ont été les premiers à être soumis à la collecte et au traitement des données informationnelles, suivis de ceux de Douala. Au FODECC central, le travail est effectué par département. Ainsi, la documentation issue du cabinet de l’Administrateur et celles des départements technique et administratif, y compris les services rattachés, a été traitée. Selon le point focal FODECC, Mme Marcelle ELLA, « il reste encore 400 chronos, 77 boîtes d’archives à traiter et à insérer pour que le service d’archives accomplisse ses premières missions, celles de la collecte et du stockage ou transfert. S’en suivront la conservation et la consultation, puis, la destruction et le classement final comptant pour les dernières étapes ». En remplissant un bordereau de communication, tout utilisateur pourra avoir accès à la documentation.

Après l’archivage physique, la gestion électronique des données

Il est bon de rappeler que les archives du FODECC relèvent du domaine public et sont, de ce fait, sous la protection de la législation archivistique camerounaise de la Loi n°2000/10 du 19 décembre 2000 et son Décret d’application de 2001, pour ce qui concerne l’organisation, la conservation et la sécurisation. Une fois l’archivage physique achevé, le FODECC procèdera à une gestion électronique des données (GED). Le projet sera opérationnel à l’échéance 2022.

Nina T. ONGBEHOCK